Lıjistikte tahsilat konusunda en sık sorulan yedi soru
Nasıl işlediğini ve masrafları kimin ödediğini açıklıyoruz.
Sipariş teslim edildi ve fatura yazıldı. Ancak hesapta ödeme girişi yok.
Ödemeyi geciktirenlerle ilgili bir imkan, bir tahsilat ofisi görevlendirmektir. Başta bununla ilgili birçok belirsizlik bulunur.
Bu servis bildiriminde, bazılarının bir görevlendirmeden önce merak ettiği, en sık sorulan yedi soruyu cevaplıyoruz.
Alacak yönetimini uzman eller bırakmak istediğinizde bir tahsilat servisi görevlendirmek yararlı bir yoldur.
İçindekiler:
- Bir tahsilat servisi görevlendirilmeden önce kaç ihtar yazılması gerekiyor?
- Tahsilat ofisi hangi görevleri üstleniyor?
- Bir tahsilat şirketi nasıl görevlendirilir?
- Tahsilat işlemi nasıl çalışıyor?
- Bir tahsilat ofisi neleri yapamaz?
- Tahsilat ücretleri ne kadar?
- Tahsilat ücretlerini kim karşılıyor?
Alacakların vadesi, sözleşmede aksi kararlaştırılmamışsa, hemendir. Buna rağmen ödeme kayıpları yaşanıyor. Bunların nedenleri çok değişik olabiliyor ama sonuçları tüm taraflar açısından rahatsız edici. Vadeden 30 gün sonra temerrüt başlıyor. Alacaklı olarak artık yeni adımlar atma ve örneğin paranıza kavuşmak için bir tahsilat ofisi görevlendirme olanağına sahipsiniz. Bunları bilmeniz gerekiyor:
1. Bir tahsilat servisi görevlendirilmeden önce kaç ihtar yazılması gerekiyor?
AB yönergesine göre ödeme süresi dolduktan sonra ihtar yazısına gerek yoktur. Sipariş veren doğrudan temerrüte giriyor ve bir tahsilat servis sağlayıcısı görevlendirilebiliyor.
Artık bir ihtar gerekmiyor ama ticari ilişkinin sürdürülmesi için kesinlikle iyi bir adımdır. Ancak ikinci ödeme hatırlatmasından sonra borçludan bir cevap gelmemesi ya da bir ödeme yapılmaması durumunda, profesyonel bir alacak yönetimi düşünülebilir.
2. Tahsilat ofisi hangi görevleri üstleniyor?
Tahsilat ofisi, her iki taraf için de hukuki durumu kontrol eder ve tarafsız aracı olarak hareket edebilir. Teslim edilen belgeleri inceler ve haklı bir alacak olup olmadığı konusunda bilgi verebilir.
Profesyonel bir alacak yönetimi ayrıca müşterisinin parasına kavuşmasına yardımcı olur ve borçluyla yapılacak yazışmaları üstlenir. Bu yolla hukuki durumun açıklığa kavuşturulması ve/veya alacakların ödenmesi hedeflenir. Bunun ötesinde alacaklının isteği üzerine alternatif ödeme yolları görüşme hakkına sahiptir.
Tahsilat servisi para tahsil ederken etkin olabilir. Yani somut olarak, borçludan alacakları ödemesini isteyebilir.
3. Bir tahsilat şirketi nasıl görevlendirilir?
Alacaklarınızla kendiniz de ilgilenme olanağına sahipsiniz. TIMOCOM bununla ilgili olarak, alacak yönetimiyle ilgili üç ipucu içeren bir yazı yazdı. Müşterinin sizin iletişimine geçmeniz ve ödeme yükümlülüğünü hatırlatmanız da buna dahil. Ancak deneyimi olan ya da daha iyisi bu sektörde uzmanlaşmış birine başvurmak mantıklıdır. Nakliyeciler ve lojistikçiler seçim yaparken konuyla ilgili verilen bilgilere dikkat etmelidir. Görevlendirme çoğunlukla basit bir şekilde yazıyla ya da online formla yapılır. Tahsilat ofisinin işini yapabilmesi için alacakla ilgili belgelerin teslim edilmesi gerekir. Yani ödenmeyen faturalar, yük sözleşmesi ya da benzerleri. Bu belgeler varsa, müşterinin tahsilat servisinin görevlendirmesini onaylaması gerekir. Tahsilat ekibi bunlarla profesyonel alacak yönetimine başlayabilir.
4. Tahsilat işlemi nasıl çalışıyor?
İş onaylı ve olayı açıklayan tüm önemli belgeler tahsilat ofisine teslim edildikten sonra, tahsilat ofisi vakayı inceler.
Belgelerin hukuki açıdan doğru olup olmadığını kontrol eder. Yani ödeme hedefi olarak gerçekten 30 gün aşılmış mı? Bir hasar şikayetinde bulunulmuş mu? Bir fatura ödememiş mi? Tahsilat servisi belgelere dayanarak, alacağın tartışmalı ve haklı olup olmadığını kontrol eder.
Ofis daha sonra borçluyla iletişime geçer. Hukuki durumla ilgili açıklama yapma ve cevap verme olanağına sahip olur. Alacağı onaylayabilir ya da itiraz edebilir ve kendi dokümanlarını sunabilir. Yazışma çerçevesinde örneğin taksit ödemeleri ya da kısmi ödemeler de kararlaştırılabilir.
5. Bir tahsilat ofisi neleri yapamaz?
Biur tahsilat servisi hüküm veremez bulunamaz, yani birisini bir konuda yargılayamaz ya da kendisi alacaklıdan doğrudan ödeme talep edemez. Borçlulardan, alacak tartışmalı değilse, bir ödemeyi yapmalarını talep edebilir. Alacak haklıysa, borçlu geciken ödemeyi alacaklıya yapmak zorundadır.
Dolayısıyla tahsilat servisleri asıl alacaklıdan farklı haklara sahip değildir. Ondan yalnızca hizmet sağlayıcısı olarak borçluyla yazışmanın yükünü alırlar. Her ne kadar hukuki durumu belirlemek için teorik hukuk bilgileri olsa da hukuk danışmanı değildirler. Bir vakanın mahkemeye çıkması gerekiyorsa, tahsilat şirketi dışarıda kalır.
6. Tahsilat ücretleri ne kadar?
Bir lojistik şirketi profesyonel alacak yönetiminden yararlanmaya karar verirse, masrafların miktarı sınırlıdır. Sabit bir fiyat veren avukatlık ücreti tablosuna göre belirlenir. Tahsilat vakasının işlenmesi yarım ile en fazla iki buçuk katlık bir ücret kadardır. Hesaplamanın dayanağı alacağın miktarıdır. Zorlu ya da çok külfetli vakalarda bile x 2,5 kadar bir işlem ücreti tahakkuk eder.b Ancak sıkça 1,3’lük bir ortalama değer belirlenir. Bu başta karmaşık gibi görünse de çabuk hesaplanır.
Örnek: Yapılan bir taşımanın ödenmediğini varsayalım. Fatura tutarı 500 Euro’dur. Bu orta zorluktaki vakada, 1,3 katlık avukatlık ücretinde tahsilat ücretleri 58,50 Euro olur.
7. Tahsilat ücretlerini kim karşılıyor?
Faturaların ödenmemesinin birçok nedeni vardır ama ödemeyi geciktirenlerin, zahmete ve masrafa yol açtıklarını bilmelidir. Örneğin ihtar yazma ve gönderme yoluyla bürokratik ve mali külfet ortaya çıkabilir. Alacaklı paranın tahsili için harcanan külfetlerinin tam tutarıyla borçludan tazmin edilmesini talep edebilir.
Bir AB yönetmeliği, bir fatura ödenmediğinde ne yapılması gerektiği konusunda açık haklar ve görevler oluşturmaktadır. Masraf iadesiyle ilgili geri kalan ayrıntıları bu TIMOCOM servis bildiriminde sizin için hazırladık. Özellikle lojistik gibi uluslararası bir sektör için bunu bilmek önemlidir.
Özet
Açık faturaların elbette ödenmesi gerekir, özellikle güvene dayalı bir iş ilişkisi açısından. Bunun bir şekilde işlememesi durumunda, haklarınızı ve seçeneklerinizi bilmeniz önemli. Alacak yönetimini uzman eller bırakmak istediğinizde bir tahsilat servisi görevlendirmek yararlı bir yoldur.
Nakliye ve lojistik sektöründe alacak yönetimi tüm aktörlerin uluslararası ve çok dilli olması bir zorluktur. Bu nedenle TIMOCOM’un uluslararası tahsilat hizmeti müşterilerine Avrupa çapında hizmet verilmesi konusunda uzmanlaştı. 27 dilde tarafsız aracı olarak hizmet veriyor ve ödemesini geciktirenlerle baş edilmesi konusunda yardımcı oluyor.